Um eine öffentliche Veranstaltung durchzuführen, ist die Erlaubnis der zuständigen Behörden erforderlich. Dies kann je nach Veranstaltung und Örtlichkeit ein umfangreiches Paket an Genehmigungen sein, z.B. Sondernutzungserlaubnisse, Schankerlaubnisse und bauliche Abnahmen von Bühnen.

Um Veranstalterinnen und Veranstaltern die Abläufe zu erleichtern, gibt es im Sachgebiet Sicherheit und Ordnung der Stadt Espelkamp eine Koordinationsstelle für öffentliche Veranstaltungen. Diese steht Ihnen als Ansprechpartnerin für jegliche Fragestellungen zu Ihrer Veranstaltung zur Verfügung. Hier stellen Sie Ihren Antrag und werden bis zur erfolgreichen Durchführung Ihrer Veranstaltung begleitet. 

Den Online-Antrag für die Erteilung einer Gestattung nach § 12 des Gaststättengesetzes finden Sie hier oder im Wirtschafts-Service-Portal.NRW.

• Gewerbeordnung (GewO)
• Gaststättengesetz (GastG)
• Landes-Immissionsschutzgesetz (LImschG)

Zu Ihrem Antrag reichen Sie bitte folgende Unterlagen ein:

• Liste mit Ansprechpartnern/Telefonliste und Zuständigkeiten gemäß der bereitgestellten Anlage 1
• Lageplan des Veranstaltungsortes/-geländes im Maßstab 1:500
• Grundrisse im Maßstab 1:500
• Bestuhlungsplan
• Aufplanung der Stände

Je nach Art und Größe der geplanten Veranstaltung kann die Vorlage weiterer Unterlagen erforderlich sein.

Potenzielle Veranstalter von Großveranstaltungen sollten sich bereits in der Planungsphase mit der Stadt Espelkamp in Verbindung setzen, um die Anforderungen und die Zeitschiene für das Genehmigungsverfahren abzustecken.

Der zuständige Ansprechpartner leitet die Veranstaltungsanfrage den zuständigen Ämtern zu und schaltet bei Großveranstaltungen ein Koordinierungsgremium ein. 

Durch die Vielzahl beteiligter Stellen wird empfohlen, den Antrag 3 Monate vor dem Veranstaltungsdatum zu stellen. Andernfalls kann nicht sichergestellt werden, dass Ihnen die notwendigen Genehmigungen rechtzeitig zugestellt werden können.

Laut Ministerium für Inneres und Kommunales NRW liegt eine Großveranstaltung vor, wenn

• mindestens 100.000 Besucher erwartet werden,
• mehr als 5.000 Besucher gleichzeitig auf dem Gelände sind oder
• ein besonders erhöhtes Gefährdungspotenzial vorliegt.

Für Großveranstaltungen wird mit dem Genehmigungsantrag ein Sicherheitskonzept von den Veranstaltern gefordert.

Auch bei kleineren Veranstaltungen mit besonders hohem Gefährdungspotential kann bereits ein Sicherheitskonzept erforderlich sein. Das Sicherheitskonzept beinhaltet alle baulichen, technischen und organisatorischen Maßnahmen, die im Vorfeld einer Großveranstaltung vom Veranstalter vorzusehen sind.

Das Genehmigungsverfahren ist dadurch noch umfanglichreicher geworden und benötigt einen längeren Vorlauf. Neben Bauaufsicht, Ordnungsbehörde, Feuerwehr und Polizei sind gegebenenfalls auch weitere Stellen zu beteiligen. Daher muss von der Beantragung bis zur Genehmigung mit einer Bearbeitungsdauer von rund drei Monaten gerechnet werden, vorausgesetzt, dass alle Antragsunterlagen vollständig sind. Der lange Vorlauf ist auch für Veranstalter wichtig, um z.B. rechtzeitig erforderliches Sicherheits-, Ordnungs- oder Sanitätspersonal anfragen und notwendige Ausstattung vorbestellen zu können.